Una vez que haya leído esta lista de las 10 consideraciones principales para implementar software como servicio (SaaS), estará listo para abordar la implementación de SaaS de frente. Estas tareas están destinadas a garantizar que no haya sorpresas en el proceso de implementación.
1. Asegúrese de comprender exactamente por qué está implementando SaaS.
Siempre que una empresa implementa una nueva tecnología, ya sea una tecnología basada en hardware o en este caso una tecnología basada en servicios de software, siempre hay una razón (o varias razones) exactamente por la que una empresa está implementando esta nueva tecnología. Hay varias razones por las que las empresas querrían implementar SaaS. Es posible que algunas empresas quieran mejorar la eficiencia de sus procesos relacionados con el negocio al poder concentrarse más en los procesos relacionados con el negocio que en los procesos de gestión de software, mientras que otras empresas pueden querer mejorar la colaboración de varios de sus sitios comerciales diferentes, lo que están geográficamente separados.
2. Anota exactamente lo que necesitas para ayudarte a lograr el motivo por el que estás implementando SaaS en primer lugar.
Esto se deriva directamente de la primera consideración. Una vez que una empresa sabe por qué está implementando SaaS, puede buscar exactamente lo que necesita para lograrlo. Hay una serie de preguntas que una empresa debería poder responder, lo que le ayudará a descubrir exactamente qué necesita para lograr lo que se propuso inicialmente. En primer lugar, una empresa debería poder responder exactamente a lo que sus servicios de software SaaS deben poder hacer. En segundo lugar, una empresa debería poder responder exactamente qué tipo de características necesitarán tener estos servicios de software para poder responder a su pregunta anterior.
Por ejemplo, si una empresa quisiera mejorar la colaboración de datos entre varios sitios comerciales diferentes, entonces querría una solución de software SaaS a la que pudieran acceder muchos usuarios. Sin embargo, si una empresa quisiera una solución de software altamente eficiente, similar en rendimiento a las soluciones de software locales tradicionales, entonces probablemente querría un servicio de software SaaS al que solo pudieran acceder unos pocos usuarios a la vez (lo que lo hace más eficiente que soluciones de software ofrecidas por muchos usuarios diferentes al mismo tiempo).
No importa lo que requiera una empresa, al responder las dos preguntas que se detallaron en el primer párrafo, las cosas deberían quedar mucho más claras para ellas. Esto significa que una empresa ahora debe tener el conocimiento para elegir un servicio SaaS que sea adecuado para ella.
3. Solicite un acuerdo de nivel de servicio antes de firmar cualquier contrato.
El Acuerdo de Nivel de Servicio es un documento de acuerdo importante porque define claramente lo que ofrece un proveedor de servicios SaaS y también qué consecuencias enfrentará si no entrega estos servicios según el estándar acordado. Para evitar problemas en el futuro y asegurarse de obtener exactamente lo que pagaron, una empresa debe solicitar un Acuerdo de nivel de servicio antes de firmar cualquier contrato. Solo cuando una empresa esté satisfecha con los términos de su Acuerdo de nivel de servicio, deberá continuar con el proceso de implementación de SaaS.
4. Asegúrese de que las cláusulas del acuerdo satisfagan sus necesidades y no solo las de los proveedores de software.
Debido al hecho de que los proveedores de software SaaS pueden estar ubicados en cualquier parte del mundo, sus costumbres y acuerdos pueden diferir de lo que una empresa (ubicada en otro lugar) realmente cree que significan estos términos. Por ejemplo, si una empresa estaba ubicada en los EE. UU. y su proveedor de servicios SaaS estaba ubicado en el Reino Unido (o en cualquier otra parte del mundo que no sea los EE. UU.), entonces habrá una diferencia horaria (entre otras diferencias) entre los dos. organizaciones.
Esto tiene una serie de consecuencias cuando se trata de acuerdos de disponibilidad o cualquier otro tipo de cláusulas de acuerdo. Por ejemplo, un proveedor de servicios SaaS puede tener una cláusula que indique que garantiza la disponibilidad de los servicios de software durante el horario comercial. Sin embargo, una empresa debe tener claro qué se entiende exactamente por la frase "horario comercial". Por ejemplo, ¿significa que estos servicios de software estarán disponibles durante el horario comercial del proveedor de servicios SaaS o significa que estos servicios de software estarán disponibles durante el horario comercial de su cliente, que será diferente al de ellos debido a diferencias geográficas?
Además, siguiendo el mismo ejemplo anterior, un proveedor de servicios SaaS puede tener una interpretación diferente de lo que significa el término "horario comercial", en comparación con lo que su cliente realmente necesita. Por ejemplo, un proveedor de servicios SaaS puede definir el término horario comercial como de nueve a cinco. Sin embargo, si una empresa funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana, obviamente esta cláusula no es buena para ella.
Si un proveedor de servicios SaaS tiene cláusulas de acuerdo vagamente escritas, entonces una empresa debe aclarar exactamente qué significan estas cláusulas y, si no está satisfecho con estas cláusulas, entonces debe negociar sus propias cláusulas de acuerdo o seleccionar otro proveedor de servicios que se adapte mejor a sus necesidades. .
5. Considere los requisitos de soporte de TI
Las empresas deben considerar qué nivel de profesionales de TI necesitarán, así como cuáles son realmente las expectativas de su proveedor de servicios SaaS. Por ejemplo, ¿una empresa podrá seguir operando con su fuerza laboral actual una vez que se haya implementado SaaS o necesitará contratar profesionales de TI adicionales? ¿Esperará un proveedor de servicios SaaS que una empresa tenga genios técnicos a mano o cualquiera con un conocimiento básico de TI podrá utilizar sus servicios de software?
El nivel de soporte que una empresa tendrá que brindar para los servicios de software SaaS depende del nivel de soporte que su proveedor de software SaaS pueda brindarles. Si un proveedor de software SaaS se limita a ofrecer sus servicios de software pero con muy poco soporte o documentación, entonces una empresa necesitará emplear una fuerza laboral sólida de soporte de TI. Sin embargo, si un proveedor de software SaaS proporciona instrucciones y documentación claras en inglés claro (con muy poca jerga técnica), entonces una empresa debería poder continuar operando sin necesidad de contratar profesionales de soporte de TI adicionales.
6. Descubra si se debe hacer algo si su proveedor de servicios no brinda el estándar de servicios que prometió.
Una empresa ya debería haber negociado las consecuencias que enfrentará un proveedor de servicios SaaS si no entrega el estándar de servicios de software que prometió. Sin embargo, muchas empresas no se dan cuenta de que algunos proveedores de servicios SaaS no automatizan este proceso. Esto significa que una empresa tendrá un poco más de trabajo que hacer en forma de escribir una carta, escribir un correo electrónico o presentar una solicitud para recibir los "créditos" a los que debería tener derecho.
Las empresas deben tener claro si el proceso anterior es automatizado o no. Si no es un proceso automatizado, entonces una empresa debe tener claro exactamente qué acción debe tomar para recibir lo que le corresponde, cuando su proveedor de servicios SaaS no entrega sus servicios al estándar garantizado. por ellos en su contrato de Acuerdo de Nivel de Servicio.
7.Asegúrese de que los empleados estén debidamente capacitados.
Debido al hecho de que implementar SaaS es un procedimiento relativamente sencillo, las empresas pueden olvidarse fácilmente de hacer otras cosas, que de otro modo serían obvias. Una de estas cosas es capacitar a su personal. Para evitar problemas una vez que se hayan implementado los servicios de software SaaS, una empresa debe capacitar a su personal sobre cómo acceder a estos nuevos servicios de software, así como sobre cómo utilizarlos, durante su etapa de configuración inicial. Una vez que se haya implementado SaaS, se debe brindar capacitación sobre cómo utilizar estos servicios de software, del mismo modo que se capacitaría a los empleados sobre cómo utilizar cualquier otro servicio de software nuevo.
8. Considere qué estrategias de salida tiene
Una cosa que las empresas no deben pasar por alto una vez que hayan implementado SaaS es las estrategias de retirada que tienen. Por ejemplo, ¿pueden abandonar su proveedor de servicios SaaS en cualquier momento? ¿Podrán migrar fácilmente a otro proveedor de servicios SaaS o podrán regresar fácilmente a una infraestructura de software local?
9. Disminuya la cantidad de máquinas existentes dentro de su infraestructura interna
Lo bueno de SaaS es que el alojamiento de aplicaciones de software ya no está en manos de las empresas. Esto significa que una empresa ya no requiere tantos servidores físicos como antes o ya no requiere tantas licencias de software para sus aplicaciones de software o sistemas operativos locales como antes.
Al disminuir la cantidad de servidores físicos que una empresa ejecuta dentro de su infraestructura interna y al disminuir la cantidad de sistemas operativos de software con licencia o aplicaciones de software con licencia que una empresa ejecuta dentro de su infraestructura interna, una empresa puede ahorrar dinero a largo plazo. Por ejemplo no sólo ahorrarán dinero en comprar nuevo hardware para sus servidores o pagar licencias de software adicionales sino que también ahorrarán dinero en la administración de estas máquinas, ahorrarán dinero en términos de consumo de energía y ahorrarán dinero en refrigeración. requisitos, así como con muchos otros aspectos.
10. Sepa exactamente lo que pagará
Con las aplicaciones de software tradicionales, las empresas pagan un único costo inicial por estas aplicaciones de software y por las licencias que requieren, dependiendo de cuántas instancias de esa aplicación de software en particular necesitan ejecutar. Con los servicios de software SaaS, cuando se trata de pagos, las cosas no son tan sencillas como lo son con las aplicaciones de software tradicionales.
Por ejemplo, las empresas pueden pagar una tarifa mensual para utilizar los servicios de software de su proveedor de servicios SaaS o pueden pagar sólo por lo que utilizan, utilizando un modelo de pago por uso. Es posible que las empresas también tengan que lidiar con cuestiones relacionadas con las licencias si varios usuarios van a acceder a una sola instancia de una aplicación de software y es posible que también tengan que pagar por el espacio de almacenamiento dentro de los centros de datos de su proveedor de software para almacenar sus datos relacionados con el negocio.
Para ahorrar dinero, una empresa debe saber claramente de antemano con qué frecuencia utilizará estos servicios de datos, cuáles son sus requisitos de almacenamiento de datos y qué método de pago sería el mejor para ellos (es decir, una tarifa fija mensual o un sistema de pago por pago). modelo de pago listo). Finalmente, las empresas no deben olvidarse de otros costos, incluidos los costos relacionados con los requisitos de personal, capacitación, requisitos de respaldo y cualquier otro proceso que no esté en manos de sus proveedores de software.